Vergaderen: kan het minder?

Hoe vaak doen jij en jouw medewerkers het, nu het weer live kan?
Minder vaak of minder lang is vaak veel productiever en ook nog eens veel goedkoper.
Een toenemend aantal organisaties begint zich gelukkig te realiseren dat vergaderen en de efficiëntie ervan moet worden gestimuleerd. 

Hoe noodzakelijk zijn vergaderingen eigenlijk? 

Live interacties kunnen zeker nuttig zijn voor het delen van informatie, vooral wanneer deze bijzonder gevoelig is of wanneer leiders ervoor willen zorgen dat er voldoende tijd is om het te verwerken en vragen te stellen. Maar ondanks de uitzonderingen: de meeste vergaderingen zijn niet bijzonder nuttig zijn en bereiken vaak niet het beoogde doel.

vergaderen

Vergaderprotocol

Veel organisaties stappen dan ook over op kortere vergaderingen (15 tot 30 minuten) in plaats van de standaardvergaderingen van een uur in een poging tot verhoging van de focus en productiviteit. Netflix lanceerde bijvoorbeeld een herontwerp van hun vergaderingen om de efficiëntie ervan drastisch te verbeteren. Dit resulteerde in een strak gecontroleerd vergaderprotocol.

Vergaderingen mogen bij Netflix in ieder geval niet langer duren dan 30 minuten. Vergaderingen voor het delen van informatie in één richting moeten worden geannuleerd ten gunste van andere mechanismen zoals een memo, podcast of vlog. En het delen van informatie in twee richtingen tijdens vergaderingen wordt beperkt door deelnemers materiaal van tevoren te laten beoordelen en presentaties te vervangen door Q & A’s. Uit vroege gegevens blijkt dat Netflix het aantal vergaderingen met meer dan 65 procent heeft kunnen verminderen en dat meer dan 85 procent van de werknemers de voorkeur geeft aan deze aanpak.

Vandaag niet

Van vergadertijd een schaarse hulpbron maken is een andere strategie die organisaties gebruiken om de kwaliteit van het delen van informatie en andere soorten interacties in een vergaderomgeving te verbeteren. Sommige bedrijven hebben vaste-dagen-zonder-vergadering ingevoerd. In Japan heeft Microsoft de ‘Work Life Choice Challenge’ (een vierdaagse werkweek) ingevoerd, waardoor werknemers minder tijd in vergaderingen doorbrengen en de productiviteit met 40 procent is verhoogd. Shopify gebruikt “geen vergaderwoensdagen” om werknemers in staat te stellen tijd te besteden aan projecten waar ze gepassioneerd over zijn en om hun creatief denken te bevorderen. Het productteam van Moveline wijdt elke dinsdag aan ‘Maker Day’, een kans om complexe problemen te creëren en op te lossen zonder de afleiding van vergaderingen.

Financieel kapitaal

Ten slotte kan geen enkele vergadering als goed worden beschouwd zonder te overwegen wie moet deelnemen, omdat er reële financiële en transactiekosten verbonden zijn aan deelname aan een vergadering. Leiders zouden de tijd die ze doorbrengen in vergaderingen, net zo serieus moeten behandelen als hun organisatie overig financieel kapitaal behandeld. Elke leider in elke organisatie zou dan ook de volgende vragen moeten stellen voordat hij of zij een vergadering bijwoont:

  • Waar is deze vergadering voor?
  • Wat is mijn rol?
  • Kan ik deze vergadering inkorten door het live delen van informatie te beperken en me te concentreren op discussie en besluitvorming?

Verontschuldig jezelf voor vergaderingen wanneer je geen rol hebt in het beïnvloeden van de uitkomst. Vraag in plaats daarvan bijvoorbeeld een update via e-mail. Wanneer jouw aanwezigheid niet essentieel is, zal de vergadering nog steeds succesvol zijn zonder jou, en misschien zelfs meer. Hoe ontluisterend dat ook klinkt.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.