Agile management succesvol inzetten
binnen diverse sectoren.


Agile management is een manier van denken, werken en organiseren. Het staat voor wendbaar, lenig en flexibel en stelt het management in staat om snel en effectief in te spelen op veranderingen in de buitenwereld. Daarnaast is er veel aandacht voor het welzijn van de medewerkers, net als voor de klanttevredenheid en de bedrijfsresultaten.

Het veranderen van een organisatie naar een wendbare organisatie wordt Agile transformatie genoemd. Een Agile organisatie heeft vier belangrijke kenmerken:

  • Flexibele strategie met heldere visie in plaats van lange termijn strategie.
  • Multidisciplinaire teams in plaats van afdelingen.
  • Korte, resultaatgerichte cycli in plaats van langlopende trajecten.
  • Zichtbare voortgang in plaats van een eindrapport.

Wendbaar organiseren staat of valt bij de manier waarop mensen zich in een organisatie ontwikkelen en elkaar daarbij helpen.

Agile management binnen de Overheid.

Agile-methodologieën en de op rigide regels gebaseerde overheidsinstanties gaan ogenschijnlijk moeilijk samen, maar er zijn uiteraard manieren om deze kloof te overbruggen. Dit vraagt echter van beide kanten hard werken.

“Waarom moet de overheid Agile zijn?” Het antwoord is in één woord: efficiëntie. Krimpende budgetten en een verminderd personeelsbestand in combinatie met eisen om klanten beter van dienst te kunnen zijn, vraagt om een nieuwe aanpak. Agile management stelt organisaties in de publieke sector in staat om grootschalige programma’s van allerlei soorten te implementeren en zich aan te passen aan veranderingen in de omgeving, van nieuwe technologieën tot nieuwe politieke prioriteiten.

Er zitten 12 principes achter de Agile filosofie, maar er zijn er vier die essentieel zijn voor organisaties in de publieke sector. Wendbare overheidsorganisaties moeten:

  1. Verandering omarmen.
  2. Werken volgens korte dienstregelingen.
  3. Evalueren en bijsturen.
  4. Samen werken en samen praten.

Verandering is een belangrijk aspect van Agile. Het verwelkomen van verandering in elk stadium en flexibel genoeg zijn om zich aan te passen. Bij Agile (project)management wordt het werk vaak geëvalueerd en worden aanpassingen gedaan op basis van nieuwe input en feedback. Dit vergt een andere mindset voor organisaties die gedetailleerde plannen hebben gemaakt die vijf of zelfs tien jaar beslaan, en organisaties die zich richten op het leveren van een “definitieve” versie. De neiging bestaat dan om te proberen oude processen op te splitsen in kleinere taken en ze opeenvolgend te plannen, waardoor tijdlijnen worden gemaakt. Dit is niet hetzelfde als wendbaar zijn.

Agile projectmanagement is afhankelijk van het op koers houden van iedereen, dus 15 minuten durende stand-up meetings, frequente updates, gedeelde takenlijsten, feedback en dagelijkse opdrachten maken allemaal deel uit van het geheel. Deze hyperfocus op communicatie betekent dat alle stakeholders altijd weten waar ze aan toe zijn.

Hoe kunnen overheidsorganisaties, omzoomd door regels en beleid, ooit wendbaar worden?

Door de structuur te gebruiken om flexibele operationele veranderingen door te voeren, terwijl ze werken aan een culturele verschuiving naar meer flexibiliteit, innovatie en leren door middel van vallen en opstaan.

Alle organisaties zijn onderhevig aan evoluerende technologische veranderingen en die veranderingen zijn een reactie op regelgeving, beleid en klantvraag. Met een Agile mindset kan de publieke sector zich gemakkelijker aanpassen aan onvermijdelijke veranderingen met efficiëntie en snelheid. Er ontstaat een beter klantbewustzijn en inzicht in klantbeleving, betere informatievoorziening aan doelgroepen en snellere en zorgvuldige afhandeling van meldingen, vragen en aanvragen/bezwaren. De werkdruk neemt hierdoor af, het werkplezier toe en de resultaten worden beter. 

De overheid kan op een efficiënte en tijdige manier inspelen op veranderende publieke behoeften – als deze burger-gericht is (met de nadruk op waarde creatie vanuit het perspectief van de gebruiker/klant) en als eindgebruikers integraal zijn in het hele ontwikkelingsproces (niet alleen aan het einde van het waarde creatie-proces).

De Agile manier van werken past bij een publieke sector die zich wil richten op samenwerking in de volle breedte, die snel wil kunnen reageren op ontwikkelingen en concrete resultaten wil opleveren voor de maatschappij. Door burgers en bedrijven te betrekken bij ontwikkelingen, te focussen op het leveren van meerwaarde in plaats van het opleveren van plannen en door een startup mindset te stimuleren binnen de eigen organisatie kan de publieke sector het verschil maken.

Agile management binnen het Onderwijs.

Velen zien de voordelen van Agile in het onderwijs om zo de manier waarop studenten leren, te veranderen. Ook al is Agile opgezet door softwareprofessionals, het kan zeker van toepassing zijn op processen buiten de technologie.

Als we naar het onderwijs kijken door een ‘zakelijke lens’, zien we dat het een top-down benadering van management heeft. Prioriteiten en plannen worden gemaakt door leiders op het hoogste niveau met weinig tot geen input over wat studenten willen leren.

agile onderwijs

Met meer nadruk op betekenisvol leren in plaats van het meten van leren én meer aandacht voor individuele interacties, samenwerking met belanghebbenden en het reageren op verandering, kan Agile een onderwijssysteem creëren dat beantwoordt aan ieders prioriteiten en behoeften. Met een Agile-mentaliteit (een mensgerichte benadering) werken schoolleiders meer samen met leraren, ouders en leerlingen en wordt het leren een win-winsituatie voor de betrokkenen. Directeuren of schoolleiders zijn door het Agile systeem in een betere positie om concurrerende prioriteiten te beheren en te hanteren. Docenten zijn beter toegerust om hun werklast in evenwicht te houden en stellen de behoeften van hun leerlingen voorop. Ouders zijn meer betrokken en beter geïnformeerd over hoe hun leerlingen les krijgen. En studenten hebben inspraak over wat en hoe ze leren.

Continu leren in kortere fasen

Semesters worden al lang gebruikt als de favoriete leerperiode binnen de meeste scholen. Maar deze lange termijn heeft nadelen. Studenten gaan veelal achterlopen bij een langdradig curriculum. Feedback die pas aan het einde van het semester wordt gegeven en examens die pas na maandenlange hoorcolleges worden gegeven; dit vraagt om studenten die alle theorie er vlak voor een examen weer in moeten stampen.

Bij Agile in het onderwijs, zien we kortere fasen of sprints, bij voorkeur als leerperiode. Hoewel het exacte tijdsequivalent van een sprint afhankelijk is van de school, is de aanbeveling een korter tijdsbestek. De sprintbenadering van leerperiodes zal de feedback versnellen. Studenten kunnen de studietijd beter beheren en kunnen het geleerde direct toepassen. Leerkrachten zijn beter toegerust om hun leeraanpak af te stemmen op de behoeften van de leerlingen, omdat ze onmiddellijk de sterke en zwakke punten en neigingen van hun leerlingen kennen.

Leer samen

Agile legt in het onderwijs ook de nadruk op samenwerking en interactie. In het leven na de studie zal er meer worden samengewerkt en gecommuniceerd worden met anderen, of de studenten nu een professionele carrière nastreven of een eigen bedrijf starten. Hier moeten zij op worden voorbereid. Leren is effectiever wanneer het in teams wordt gedaan. Dit bouwt communicatie, teamwerk en sociale vaardigheden op die erg belangrijk zijn na het schoolleven.

Reflectie

Agile teams reflecteren regelmatig op hun prestaties om hun werk in de volgende iteratie te verbeteren. Schooldirecteuren en docenten kunnen groepsreflectie doen en hun ervaringen, leren en ideeën bespreken om hun processen en onderwijsstijlen te verbeteren, maar ook  studenten. Als het leren in groepen wordt gedaan, kunnen studenten hun reflectiesessies -of retrospective, uitvoeren. Dit zal leiden tot meer bewustzijn over hoe leren wordt gedaan en welke gebieden nog kunnen worden verbeterd.

Agile management binnen de Zorg

Meer dan ooit zijn innovatieve zorgoplossingen van het grootste belang. Met de voortdurende verspreiding van COVID-19 wereldwijd, moeten zorgprofessionals de meest efficiënte methoden implementeren om processen in zorginstellingen te beheren om zo beter in te kunnen gaan op de behoeften van patiënten.

Ook hier kan Agile de productiviteit van teams verbeteren door werk te leveren in kleine repetitieve stappen, sprints genaamd. Agile is een populair bedrijfsproces geworden voor bedrijven uit verschillende industrieën. En aangezien de gezondheidszorg vandaag de dag een van de meest essentiële industrieën is, kunnen veel instellingen op dit gebied profiteren van de implementatie van Agile in de gezondheidszorg.

Voordelen

agile gezondheidszorg

Met veel projectmanagementprocessen die voor iedereen toegankelijk zijn, is de implementatie van Agile projectmanagement niet meer zo’n grote uitdaging. Mits succesvol uitgevoerd, zijn er volop voordelen van het uitvoeren van Agile projectmanagement in de gezondheidszorg. Agile werken bevordert bijvoorbeeld innovatie, verbetert communicatie, vergemakkelijkt het delen van inzichten en omgaan met wijzigingen en laat een team zelf-organiserend werken.

In industrieën die gedijen op innovatie en snelheid naar de markt, levert Agile management baanbrekende resultaten. Zelfs sceptische leidinggevenden in de gezondheidszorg en life sciences zijn overstag gegaan en werken nu Agile-teams.

Uit onderzoek (Bain, 2019) kwam naar voren dat bijna 80% van de leidinggevenden in de gezondheidszorg vinden dat ze meer Agile moesten zijn, maar meer dan de helft zei niet bekend te zijn met Agile-methodologieën en -tools en gebruikt ze nog niet in hun bedrijf. Slechts 30% gaf aan dat hun teams het eens waren over wat het betekent om Agile te zijn. Dus hoewel leidinggevenden in de gezondheidszorg vaak praten over het wendbaarder worden van hun bedrijf, missen de meesten de methodologie en zelfs de taal om het in de praktijk te implementeren.

De veranderingen in de zorg maken een krachtig pleidooi voor Agile innovatie. Stakeholders, farmaceuten en bedrijven in medische hulpmiddelen staan onder toenemende druk om sneller te innoveren in productontwikkeling, serviceontwikkeling en klantervaring. Naarmate digital natives, waaronder Amazon, traditionele zorgbedrijven uitdagen, zal het vermogen om snel te reageren nog kritischer worden.

Innovatie in diensten en klantervaring bepaalt in feite steeds meer of zorgteams als beste uit de bus komen. Bijvoorbeeld bij het voorschrijven van een medicijn, wordt slechts 50% tot 60% vertegenwoordigt door de keuze van de arts. De andere 40% tot 50% is gebaseerd op een reeks factoren zoals artsen- en patiëntervaringen die toonaangevende bedrijven targeten om zo hun producten te onderscheiden. Leidinggevenden in de gezondheidszorg zijn het er steeds meer over eens dat het beste product of dienst niet langer wint; in plaats daarvan is innoveren in de diensten, informatie en klantervaring rond het product of dienst van cruciaal belang. De behoeften van klanten evolueren voortdurend en toonaangevende bedrijven reageren snel op de veranderende marktvraag.

Leidinggevenden in de gezondheidszorg nemen nu een bredere kijk op waar en wanneer Agile innovatie moet worden gebruikt. Naast onderzoek en ontwikkeling wordt gekeken naar diensten, klantervaringen en interne processen die die ervaringen vormgeven. De uitbetaling in resultaten en prestaties kan enorm zijn.

Succesvol Agile toepassen

Verreweg de grootste belemmering om Agile succesvol te gebruiken is het niet juist naleven van de basisprincipes en -methoden. “We willen Agile zijn, maar we gaan geen Agile innovatie (of Scrum of andere Agile methodieken) toepassen,” is een signaal dat het waarschijnlijk misgaat. Wanneer instellingen de taal van Agile innovatie gebruiken zonder hun manier van werken te veranderen, blijft hun onderliggende wendbaarheid hetzelfde. De drie meest genoemde problemen blijven: ineffectieve cross-functionele samenwerking, het niet effectief samenwerken met klanten en het niet besteden van voldoende middelen om projecten te schalen. Agile lost elk van deze problemen op.

Een andere belemmering wordt gevormd door het feit dat Agile niet gemakkelijk is. Managers moeten een andere benadering leren om teams te vormen en met hen te communiceren. Wanneer bedrijven zich aan die aanpak verbinden, zijn ze succesvoller. Zodra bedrijven een paar Agile-teams effectief hebben ingezet wordt de volgende stap, het uitbreiden van Agile-praktijken, veel gemakkelijker. Managers richten zich dan op het snel wegnemen van barrières voor hun teams en het toepassen van methoden om onderlinge afhankelijkheid tussen Agile-teams en tussen die teams en andere delen van de organisatie te beheren.

Een nieuw tijdperk

Zorgbedrijven staan steeds meer onder druk om de kwaliteit te verbeteren en de kosten te verlagen. Agile teams stellen deze bedrijven in staat om zich snel en intensief te concentreren op de set innovaties die het belangrijkst zijn, om prototypes voor klanten te krijgen en om snel te testen, te leren en aan te passen. Leiderschapsteams die deze voordelen grijpen, hebben de beste kans om aan de top te blijven in een snel veranderend landschap.

Agile management binnen financiële instellingen

agile financiele instellingen

Bedrijven kunnen het budgetterings- en prognoseproces soms moeilijker maken dan het al is door hun moeizame, vervelende en vaak frustrerende handmatige processen als status quo te accepteren. IT-teams hebben tientallen jaren gewerkt aan de ontwikkeling van software en passen tegenwoordig grotendeels principes van Agile ontwikkelingsmethodologie toe om kritieke projecten snel te voltooien en over het algemeen efficiënter te werken. Het succes van Agile benaderingen door IT-teams heeft ertoe geleid dat andere afdelingen deze methoden hebben geleend om hun eigen teams wendbaarder te maken.

Financiële teams, die vaak vertrouwen op omslachtige spreadsheetsjablonen, e-mail- en intranet-gebaseerde processen – om nog maar te zwijgen van lange leveringscycli – kunnen misschien het meest profiteren van het toepassen van flexibele benaderingen voor investeringen in planningstechnologie. Belangrijkste punten voor een financieel team zijn:

  1. Verhogen van de beslissingssnelheid. Scrumteams vormen de kern van Agile technieken. Het zijn kleine, cross-functionele groepen die naast elkaar werken en dagelijks inchecken voor snelle voortgangsupdates en probleemoplossing. Finance kan deze aanpak toepassen met kleine teams die elkaar vaak ontmoeten en de functionele autoriteit hebben om snelle beslissingen te nemen om projecten vooruit te helpen. Werken in dit tempo betekent focussen op de hoogste prioriteitsdoelstellingen en het vaststellen van controles zoals beslissingshiërarchieën en governance criteria.
  2. Standaardisering van gegevens. De beste IT-architecturen creëren strakke standaarden voor gegevens die afhankelijk zijn van één systeem dat alle goedgekeurde gegevens herbergt. Het hebben van één enkele bron van waarheid om technologische investeringen te plannen, elimineert debatten over concurrerende datasets, richt discussies op inzichten om veranderende bedrijfsbehoeften te ondersteunen, maakt snellere budgetbeslissingen mogelijk en bevordert de samenwerking tussen bedrijfsfinancierings- en IT-teams.
  3. Ontwerp assets voor hergebruik. Herbruikbare IT-systemen zijn van cruciaal belang voor efficiëntie en worden gekenmerkt door modulariteit (onafhankelijk functionerende modules van code) en interoperabiliteit (modules die naadloos op elkaar inwerken met behulp van standaardprotocollen). Maar dit concept kan ook van toepassing zijn op “soft assets” zoals bedrijfsprocessen die hergebruikt kunnen worden.
  4. Minimaliseer de complexiteit. Finance weet dat het aantal mensen dat betrokken is bij het maken, beoordelen en goedkeuren van budgetten bijdraagt aan de complexiteit. Wendbaarheid roept minder mensen op in de besluitvorming. Verminder het aantal betrokkenen door de verantwoordingslijnen te vereenvoudigen en beslissingsrechten verderop in de organisatie te ontwikkelen. Of gebruik een tool die goedkeuringsprocessen kan automatiseren, zodat transparantie wordt verkregen over beslissingsredenen, zodat er minder handmatige interventie nodig is.
  5. Resources snel opnieuw inzetten. Wendbaarheid betekent dat middelen snel kunnen worden gericht op waar er een kans of bedreiging is. Financiële en IT-planningsteams moeten evalueren of teams zijn opgeleid en uitgerust om aan deze behoeften te voldoen, of moeten overwegen elementen van deze principes te implementeren.

Financiële Instellingen moeten zichzelf uitdagen en zorgen dat zij gelijke tred houden met de digitale omgeving in het algemeen. Dat betekent barrières voor implementatie doorbreken en geavanceerdere technologieën integreren om de digitale klantervaring te automatiseren en te beveiligen. De klant is er klaar voor !